ایمیل سازمانی
ایمیل شرکتی
ایمیل شرکتی، یک سرویس ایمیل اختصاصی است که در اختیار یک شرکت یا کسب و کار قرار دارد. سرویس ایمیل شرکتی روی دامنه اختصاصی شرکت تعریف می‌شود و مدیریت سرویس ایمیل در اختیار و نظارت مدیرات شرکت قرار دارد. مدیر سرویس ایمیل می‌تواند برای کارمندان شرکت حساب کاربری ایجاد کرده و پیام‌های رد و بدل شده توسط سرویس ایمیل را مدیریت کنند.
شاید بتوان گفت یکی از مهم‌ترین دستاورد استفاده از این نوع سرویس ایمیل، امکان ساخت آدرس‌های ایمیل متعارف و شناخته‌شده است. آدرس‌هایی مانند ایمیل info، ایمیل support و sales امروزه برای اکثر افرادی که در بستر اینترنت فعالیت دارند، آشنا هستند. این حساب‌های کاربری راه ارتباطی پیش فرض مشتریان و مخاطبان با تیم‌های داخلی شرکت‌ها هستند.
چرا ایمیل شرکتی برای شرکت‌ها ضرورت دارد؟
تبادل پیام‌های رسمی و معتبر از یک بستر نامعتبر و عمومی احتمال خوانده شدن آن را بسیار کم می‌کند. از طرفی؛ اکثر خرابکاران و کلاهبرداران اینترنتی از سرویس‌های رایگان برای فرستادن ایمیل‌های خرابکارانه خود استفاده می‌کنند. به همین دلیل نباید توقع داشت که کسی ایمیل‌های ارسالی از دامنه‌های عمومی یا رایگان را جدی گرفته و آنها را باز کنند.
برای اینکه فعالیت‌های شما از نظر مشتریانتان قابل اعتماد و اعتبار باشد، باید از ایمیل شرکتی که متعلق به کسب و کار خودتان است، استفاده کنید. راه‌اندازی سرویس ایمیل روی دامنه‌ای که هم‌نام با برند کسب و کارتان باشد، علاوه بر این که امکان ساخت آدرس ایمیل برای همه کارکنان را فراهم می‌کند و سبب حرفه‌ای‌تر شدن ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی می‌شود، باعث می‌شود که در جریان ارسال ایمیل به مخاطبان، برند شما هم تا حدی معرفی شود. مشتریان با دریافت ایمیلی از دامنه متعلق به شرکت، می‌توانند به آدرس اینترنتی سایت آن مراجعه کنند و از سایر اطلاعاتی که برای آنها فراهم شده است بازدید کنند.
انواع ایمیل شرکتی
ایمیل شرکتی را بر اساس محل استقرار زیرساخت‌ها می‌توان در دو نوع مختلف تعریف کرد:
-
ایمیل ابری: سرویس‌های ایمیل ابری، روی یک بستر ابری مستقر شده‌اند و می‌تواند در آن واحد به تعداد بسیار زیادی شرکت یا سازمان خدمات ایمیل سازمانی ارائه کنند. برای استفاده از این سرویس‌ها هیچ نیازی به خرید هاست یا سرویس میزیان نیست. هر شرکت و سازمانی با تهیه یک دامنه اختصاصی، می‌تواند پس از این که انتخاب و خرید سرویس مناسب خود و خرید آن از یکی از سرویس‌دهندگان ایمیل ابری، با انجام تنظیماتی بسیار مختصر بلافاصله از سرویس ایمیل خود استفاده کند.
-
ایمیل نصب در محل: در صورتی که شرکت یا سازمانی بخواهد تمامی سرویس‌ها و محل نگه‌داری آنها را در اختیار داشته باشد، می‌تواند با تهیه و آماده‌سازی زیر ساخت، سرویس ایمیل خود را روی این تجهیزات نصب و راه‌اندازی نماید. این امکان هم وجود دارد که بجای این که خود شرکت یا سازمان مسئولیت نصب، راه‌اندازی و بهره‌برداری از سرویس را عهده دار شود، آنرا برون‌سپاری کند. بدین ترتیب، علاوه بر رعایت تمامی سیاست‌های امنیتی برای دسترسی به سرورها و اطلاعات، از دغدغه‌های فنی مربوط به راه‌اندازی و بهره‌برداری از سرویس هم رها خواهد شد.